Informação partilhada por Rui Nascimento
Documento enviado na última semana de aulas do 1.º período com orientações específicas para assinatura e entrega das atas e PTT das reuniões de 1.º P consoante DT e secretário tivessem ou não Assinatura Digital ativa.
Muito bom dia colegas,
Uma das ações do nosso PADDE (Plano de Ação de Desenvolvimento Digital da Escola) é a desmaterialização de documentos.
Praticamente todos os documentos que produzimos, seja a partir de um documento vazio ou um modelo pré-preenchido, são criados utilizando tecnologias digitais. No entanto, a nossa assinatura e o armazenamento desses documentos continua a ter um formato físico em papel.
Um dos objetivos que pretendemos atingir no final deste ano letivo é que nas reuniões de conselhos de turma, a grande maioria das atas, PTT e demais documentação que necessite de assinatura do DT e/ou secretário, não sejam impressas e sejam armazenadas unicamente em formato digital. É evidente para todos o desperdício de papel e outros recursos gastos neste processo todos os anos.
O que obriga a que o armazenamento continue a ser em papel é o facto de os documentos terem que ter a assinatura dos intervenientes na sua criação (professores, alunos, etc.).
Projetamos que a partir deste ano letivo, a assinatura desses documentos poderá ser feita de 2 formas:
- para os DT e secretários que não tiverem forma de colocar uma assinatura digital, devem imprimir o documento, assinar as páginas (ou rubricá-la(s), no caso da(s) página(s) intermédia(s) das atas e PTT) manualmente, digitalizá-la(s), entregar o documento em formato digital E em papel (com a respetiva assinatura e eventuais rubricas);
- para quem tiver forma de assinar documentos com assinatura digital, basta colocá-la e entregar os documentos por via eletrónica, em formato digital;
A parte da entrega ainda não está completamente definida (carregar para o E360 ou um local na Drive, vai depender da data de implementação de uma funcionalidade do E360) mas sendo de uma forma, ou de outra, não é relevante para o assunto em questão.
A verdadeira alteração será a possibilidade de guardar os documentos apenas em formato digital (sem os imprimir) e para isso teremos que poder assinar os documentos com uma assinatura digital.
Reforçamos que a possibilidade de continuar a assiná-los de forma manual, em papel, continuará, obviamente, a ser possível, mas haverá sempre uma entrega em formato digital (como, aliás, tem sido hábito nos últimos anos).
Segue informação sobre a forma de ativar e utilizar a assinatura digital, bem como algum enquadramento legal deste assunto.
Como ativar:
O processo de autenticação para se poder colocar uma assinatura digital num documento, pode ser feito de 2 formas:
1.ª forma – através da leitura eletrónica do cartão de cidadão;
2.ª forma – através da validação de uma chave móvel digital.
1.ª forma – É o processo mais complexo. Implica:
- ter a assinatura digital do cartão ativada (tem que ser feita num balcão do cidadão);
- leitor de cartões smartcard (a Escola tem leitores portáteis disponíveis e teclados com esses leitores integrados em alguns gabinetes de trabalho, DT, …);
- código PIN de assinatura (está na carta que recebemos para ir levantar o Cartão de cidadão).
- ter instalada a aplicação Autenticação.gov ou outra semelhante no computador (os da Escola já a têm).
Mais informações aqui: https://www.autenticacao.gov.pt/web/guest/cartao-cidadao/assinatura-digital
2.ª forma – É o processo mais simples. Para assinar com Chave Móvel Digital necessita de:
- ter a Chave Móvel Digital ativada (é necessário ter um número de telemóvel para associar e mais tarde receber os códigos de ativação (mais tarde também podem ser recebidos por e-mail));
- ter a assinatura digital da CMD ativada;
- código PIN de assinatura da CMD (que pode ser diferente do código PIN da CMD).
A Chave Móvel Digital (CMD) é um meio de autenticação e assinatura digital certificado pelo Estado português. Permite ao utilizador aceder a vários portais públicos ou privados, e assinar documentos digitais, com um único login.
Com a Chave Móvel Digital é possível autenticar-se utilizando apenas o número de telemóvel e o PIN da CMD, certificando o login com um código temporário que recebe via SMS ou outros meios.
Com a Chave Móvel Digital é também possível assinar documentos digitais através da aplicação Autenticação.gov para computador ou diretamente no seu navegador web.
Todas as informações sobre a chave móvel digital aqui:
https://www.autenticacao.gov.pt/web/guest/a-chave-movel-digital
Qual é o processo recomendado por nós para poder colocar a assinatura digital em documentos?
Se for renovar o cartão de cidadão em breve, no momento do levantamento, peça para ativar a assinatura digital (e também para ativar a Chave Móvel Digital);
Se não for renovar o cartão de cidadão em breve, a solução mais simples será ativar a chave móvel digital com os dados de acesso ao portal das finanças.
Após o pedido é enviada uma carta, com PIN temporário, para a morada do titular do Cartão de Cidadão, que permite concluir a ativação da CMD.
O pedido de ativação da Chave móvel digital está explicado e pode ser iniciado aqui:
https://www.autenticacao.gov.pt/web/guest/cmd-pedido-chave
E também em vídeo aqui:
Como pedir a Chave Móvel Digital?
Ou aqui:
Ativar a Chave Móvel Digital com Cartão de Cidadão | Abril 2021
Como assinar os documentos?
Com chave móvel digital ativada e telemóvel junto de si ou acesso imediato ao e-mail, fazer isto:
Como assinar com a Chave Móvel Digital | Março 2020
Com assinatura digital ativada no cartão de cidadão e com leitor de cartões disponível, fazer isto:
Assinatura digital com Cartão de Cidadão
Enquadramento legal:
Desde 1999, com a publicação do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto que aprovou o regime jurídico dos documentos eletrónicos e da assinatura digital e regula o reconhecimento e o valor jurídico dos documentos eletrónicos e das assinaturas digitais, que é possível a assinatura de um documento eletrónico (ficheiro) através de uma assinatura digital.
As assinaturas eletrónicas possibilitam que se verifique a origem do documento (autenticação – quem assinou o documento), bem como se os dados nele contidos foram entretanto alterados (integridade do documento).
O Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, entre outros, consolida a legislação existente tanto sobre a validade, eficácia e valor probatório dos documentos eletrónicos, diz o seguinte:
CAPÍTULO II – Documentos eletrónicos
Artigo 3.º – Forma e força probatória
1 – O documento eletrónico satisfaz o requisito legal de forma escrita quando o seu conteúdo seja suscetível de representação como declaração escrita.
2 – A aposição de uma assinatura eletrónica qualificada a um documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:
a) A pessoa que apôs a assinatura eletrónica qualificada é o titular desta ou é representante, com poderes bastantes, da pessoa coletiva em causa;
b) A assinatura eletrónica qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento eletrónico;
c) O documento eletrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a assinatura eletrónica qualificada.
3 – A assinatura eletrónica qualificada deve referir-se inequivocamente a uma só pessoa singular ou representante da pessoa coletiva e ao documento ao qual é aposta.
Como a assinatura digital é a da pessoa titular, essa assinatura está sempre ligada ao Cartão de Cidadão do titular e o Estado português garante a certificação de assinaturas digitais realizadas com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital.
A Chave Móvel Digital está definida e regulamentada através da publicação dos seguintes atos legislativos: Lei n.º 37/2014 de 26 de junho e da Portaria n.º 189/2014 de 23 de setembro que determinam a entrada em vigor deste sistema a 1 de janeiro de 2015.
Resumindo:
Tem ativa e quer assinar as atas e PTT com assinatura digital?
Assina os documentos e entrega-os apenas em formato digital. Não é necessário imprimir.
Não tem ativa, não quer ter ou, tendo ativa não quer usar a assinatura digital?
Procede como sempre fez: imprime, assina a última página e rubrica todas as outras. Digitaliza, entrega em formato digital e em papel.
Queremos colocar em prática esta possibilidade de entrega já nas próximas reuniões de Conselho de turma de 12 a 14 de setembro.
Estamos certos que a implementação desta ação permitirá uma enorme poupança de tempo e recursos.
Muito obrigado pela vossa colaboração.
Pela Equipa de Desenvolvimento Digital
Rui Nascimento